Un evento puede ser todo un éxito si se elige bien la hora y la fecha en la que se va a hacer, de esto depende la buena asistencia al evento, los horarios para organizar un evento son diferentes para cada uno en particular.
En este artículo vas a conocer los horarios más adecuados para hacer un evento por todo lo alto, este es uno de los primeros pasos para organizar un evento que debes hacer.
No hay un horario específico para todos los eventos y este es el por qué.
En realidad no hay horarios para organizar un evento específico, hay muchos tipos de eventos empresariales que tienen objetivos diferentes, lo cierto es que cada uno tiene diferentes necesidades y es por eso que el horario debe ser el indicado.
Establecer los objetivos del evento te ayudará a elegir la mejor hora para hacerlos.
No es lo mismo hacer un congreso empresarial que una presentación de producto, ¿por qué? La respuesta es sencilla, cada uno tiene un propósito diferente y un público objetivo, así que elegir la misma hora no va a funcionar.
Define el objetivo del evento
Antes de escoger los horarios para organizar un evento debes definir el propósito del evento, tener un objetivo claro te ayuda delimitar los asistentes al evento y proporcionar una hora y fecha adecuadas según el tipo de evento.
Con el objetivo definido el cronograma de un evento va a ser mucho más detallado con tiempos estipulados para cada actividad y cada una de ellas debe apuntar al cumplimiento de la meta o finalidad del evento.
Si tienes un objetivo establecido, escoger los sitios para organizar eventos es más sencillo, hacer una conferencia o un congreso en un salón de hotel no es una opción. Para eventos grandes e importantes debes tener lugares adecuados para el desarrollo de cualquier evento.
Iniciar a las 10 a.m cuando el evento es muy largo
Este es quizás uno de los mejores horarios para organizar un evento, sobre todo si es una feria, congreso o una serie de conferencias. Esta hora es el perfecto equilibrio de la mañana, no es ni muy temprano ni muy tarde, así que tus asistentes pueden llegar a tiempo sin tener que estar corriendo.
Seamos sinceros, ninguno de nosotros va a asistir a un evento a las 6:00 de la mañana, a menos que vayas a viajar por placer, ahí sí cualquier persona está dispuesta a madrugar. Las 10:00 a.m es un horario perfecto para iniciar eventos largos.
Puedes ofrecer un servicio de catering tipo brunch, el equilibrio perfecto entre un desayuno y un almuerzo, lo mejor de iniciar en la mañana es que podrás terminar tu evento temprano y contar con una buena asistencia.
Si necesitas gran cantidad de asistentes a un evento las ferias son el escenario ideal, desde ferias de belleza hasta ferias inmobiliarias, aquí es seguro que tengas asistentes circulando por el lugar constantemente, así que darles una franja amplia de tiempo es lo ideal para que el evento tenga el alcance esperado.
Medio día para almuerzos empresariales.
De los horarios para organizar un evento más adecuados para reuniones de trabajo, acercamiento con clientes, también puedes ser flexible con este horario, puedes utilizar la franja horaria desde las 12 del mediodía hasta las 3 de la tarde si el evento es pequeño.
Busca que el lugar del evento cuente con la flexibilidad horaria que necesitas, algunas locaciones son estrictas con la hora de apertura.
Estos horarios para organizar un evento son apropiados para talleres empresariales, los talleres pueden ser internos para capacitar el personal o externos como almuerzos para clientes o socios.
Si tu evento empresarial debe organizarse en este rango horario, lo recomendable es que contrates un proveedor de eventos que te brinde un servicio de catering a la mesa, comida deliciosa y un evento bien planeado siempre son un éxito.
6:00 p.m para reuniones de team building o presentaciones de marca
Cuando pensamos en cómo organizar un evento, casi que lo primero que se nos viene a la cabeza son tres cosas: la fecha, la hora y el lugar, obviamente si no tienes elegido a tu público objetivo, elegir una hora será más difícil.
Dentro de nuestro top 3 elegimos la 6:00 p.m para eventos más elegantes o de mayor importancia para la empresa como la presentación de un producto o marca, elige este horario si no quieres que se cruce con los compromisos diarios, esta es una hora estupenda para que todos tus invitados puedan asistir.
No importa cuántos horarios para organizar un evento te demos, lo realmente importante es lo que a ti te funcione, y esto lo puedes investigar de diferentes maneras, puedes consultar mediante encuestas de tus redes sociales o escoger la que más te convenga según tu presupuesto.
No solo los horarios para organizar un evento importan, la fecha también.
Si elegir horarios para organizar un evento es importante, la fecha seguramente también lo es. Es más, nos atrevemos a decir que la fecha es más importante que la hora. Escoger la fecha da paso a la planeación, con la fecha sabes cuanto tiempo tienes para tener el evento listo.
Considera la temporada para hacer eventos empresariales, algunos meses tienen mayor demanda que otros, eso puede ser más negativo que positivo, primero es posible que no consigas un espacio o lugar disponible, tu evento puede costar más de lo normal precisamente por esa demanda.
Y más importante aún es que la asistencia a tu evento se puede ver afectada, piénsalo, si hay muchos eventos, tus invitados tendrán mucha oferta y es posible que tu evento se vea afectado.
Los meses con mayor demanda son marzo, abril, julio y noviembre, estos son unos de los meses más demandados en México para hacer cualquier tipo de evento. Cuando comiences la planeación de tu evento piensa también en la temporada.
Entonces ¿cuál es el mejor día para hacer un evento? Cuando hablamos de días de la semana, los dos mejores días son los jueves y viernes finalizando la semana son los días en el que la carga laboral va disminuyendo, así que no se interrumpe mucho esta rutina.
Elige locaciones con horarios flexibles.
Debes tener varias opciones de horarios para organizar un evento al momento de buscar tu locación para el evento, cada lugar tiene un horario establecido y esto depende de su ubicación y capacidad.
